Werbepostkarten DSGVO-konform versenden: So funktioniert es!

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 ist das Thema Datenschutz im Marketing wichtiger denn je geworden. Nicht selten stellt diese Tatsache Werbende vor große Herausforderungen.

Doch die gute Nachricht gleich vorweg: Werbepostkarten DSGVO-konform zu versenden ist einfacher als gedacht. Wir zeigen dir in diesem Artikel, worauf du achten musst, damit du rechtlich auf der sicheren Seite bist!

Post-Mailings auch ohne Einwilligung möglich

Bei Werbepostkarten und anderen Print-Mailings handelt es sich um sogenannte "Direktwerbung" und damit um die direkte und personalisierte Ansprache eines Empfängers. Auch E-Mails, SMS oder Telefonanrufe zählen zur Direktwerbung.

Nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)  Art. 6 Abs. 1f ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für postalische Mailings (Briefe, Postkarten etc.) erlaubt, wenn eine explizite Einwilligung vorliegt oder sie zur Wahrung berechtigter Interessen notwendig ist. Dies wird durch den Erwägungsgrund Nr. 47 der DSGVO begründet, der Direktwerbung ausdrücklich als ein solches berechtigtes Interesse benennt. Post-Mailings steht also nichts im Weg, wenn sie unternehmerisch notwendig sind und für die Bestandskundenpflege oder Neukundengewinnung eingesetzt werden. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die Daten der Empfänger rechtmäßig erhoben wurden und alle Rechte und Interessen der Empfänger gewahrt bleiben.

Widerspruchsrecht des Empfängers (Opt-out)

Das sogenannte “Opt-out-Verfahren” ist ein wesentlicher Bestandteil des Datenschutzes. Es dient dazu, Empfängern die Möglichkeit zu geben, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für Werbezwecke zu widersprechen. Dies kann etwa über ein Webformular, schriftlich per Post oder per E-Mail erfolgen. Ein eingehender Widerspruch muss durch das werbende Unternehmen unverzüglich verarbeitet und bestätigt werden. Damit zukünftige werbliche Kontakte nicht mehr erfolgen können, sollte der Empfänger mit einem Sperrvermerk versehen werden.

Achtung: Sollte dem nicht nachgekommen werden, drohen empfindliche Geldstrafen!

Auskunftspflicht für Werbende

Die Auskunftspflicht ist eine Bestimmung der DSGVO, die Unternehmen und Organisationen dazu verpflichtet, auf Anfrage Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten zu erteilen. Dies umfasst unter anderem, welche Daten zu welchen Zwecken erhoben, wie lange die Daten gespeichert und an wen sie weitergegeben wurden. Die Auskunftspflicht soll das Anrecht der Empfänger auf Auskunft, Einschränkung und Richtigstellung sowie Löschung von Daten sicherstellen.

Für Werbepostkarten gelten hier dieselben Regeln wie bei E-Mails oder Webseiten. Es muss darauf hingewiesen werden, wer datenschutzrechtlich für die Erfassung und Verwendung von personenbezogenen Daten verantwortlich ist und wie der Empfänger sein Widerspruchsrecht geltend machen kann. Da diese Informationen oft umfangreich ausfallen, ist es empfehlenswert, auf dem Anschreiben nur die wichtigsten Informationen zusammenzufassen und alle weiteren Details zum Datenschutz auf einer separaten Webseite zur Verfügung zu stellen. Nicht fehlen sollten hier die Widerspruchsklausel, der Kontakt zum Datenschutzverantwortlichen sowie ein Link zu weiteren datenschutzrelevanten Informationen.

Post-Mailings vs. E-Mail-Newsletter: Die Vorteile liegen auf der Hand

Für das rechtmäßige Versenden von E-Mail-Newslettern reicht seit Inkrafttreten der DSGVO ein einfaches Opt-In-Verfahren nicht mehr aus. Stattdessen bedarf es eines Double-Opt-In-Verfahrens, das Verbraucher vor unerwünschten Werbeangeboten schützen soll.

Double-Opt-In Verfahren für E-Mail-Newsletter

Wie beim Single-Opt-In muss der Interessent auch beim Double-Opt-In einem Werbeangebot aktiv zustimmen. Zusätzlich muss er aber noch einen Bestätigungslink anklicken, der ihm per E-Mail zugesandt wurde. Da laut DSGVO jeder Empfänger das Recht hat, die Einwilligung zum Empfang von Werbung zu widerrufen, müssen sich Abonnenten jederzeit von einem Newsletter abmelden können. Außerdem ist die Einwilligung zu dokumentieren und der Empfänger muss schon bei der Anmeldung auf sein Widerrufsrecht hingewiesen werden.

Einfaches Opt-Out Verfahren bei Werbepostkarten

Während das Opt-Out-Verfahren beim Newsletter-Versand per E-Mail unzulässig ist, darf es bei Postwerbung angewandt werden. Hintergrund dafür ist, dass die Nutzung von postalischen Adressen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden kann, wodurch Unternehmen postalische Werbung ohne Einwilligung versenden können. Dies gilt jedoch nur bis zu dem Zeitpunkt, zu dem der Empfänger einer Zustellung widerspricht.

Fazit

Auch wenn die Begrifflichkeiten komplex erscheinen, wird eines deutlich: Rechtlich gesehen ist postalisches Marketing weniger streng geregelt als der Versand von Werbe-E-Mails. Somit bieten sich eindeutig mehr Möglichkeiten in der Bestandskundenpflege und der Neukundenakquise!

Sind deine Post-Mailings DSGVO-konform?

Wir haben die Checkliste!

Das Thema Datenschutz kann für Werbende schnell überfordernd werden. Anhand der folgenden Checkliste kannst du überprüfen, ob deine Post-Mailings DSGVO-konform sind, oder ob du noch nachbessern solltest. Wenn du die folgenden Fragen mit „Ja!“ beantworten kannst, bist du auf der sicheren Seite:

• Handelt es sich bei allen Mailing-Empfängern um Bestandskunden oder Personen, deren Adressdaten auf rechtmäßige Art und Weise erfasst wurden?
  
  
• Wurden bei der Erhebung der Kontaktdaten die datenschutzrechtlichen Informationspflichten erfüllt?
  
  
• Hast du in deinem Mailing auf das Widerspruchsrecht verwiesen (Opt-out)?
  
  
• Ist der Absender auf deinem Mailing klar erkennbar?
  
  
• Kannst du belegen, aus welcher Quelle die verwendeten Adressdaten stammen (Kaufadressen, Gewinnspiele, öffentliche Register)?
  
  
• Hast du bei gekauften oder selbst erfassten Adressen gemäß Auskunftspflicht die Quelle dieser Adressdaten angegeben?
  
  
• Kannst du deiner Auskunftspflicht nachkommen und führst du u.a. Dokumentation darüber, welche personenbezogene Daten, wie lange, für welche Zwecke erfasst und an wen sie weitergegeben wurden?
  
  
• Wichtig: Befinden sich in der Empfängerliste für deine Mailing-Kampagne keine Personen, die einen Widerspruch (Opt-out) eingelegt haben?

Wenn du mit deinen zukünftigen Werbesendungen auf der sicheren Seite sein möchtest, speichere einfach unsere Checkliste und versende deine Post-Mailings DSGVO-konform mit Heymail.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine offizielle rechtliche Beratung dar.